Нетикет при работе с электронной почтой
Приведем небольшую памятку о правилах приличия при использовании электронной почты. Соблюдать их крайне желательно, если вы хотите, чтобы с вами общались и имели дело.
- Всегда заполняйте поле «Тема» в Вашем сообщении. Практически все почтовые программы отображают эту строку при просмотре почтового ящика, и часто оно является тем самым ключом, по которому происходит поиск, сортировка или иные действия с электронным письмом. Имейте ввиду, что письмо с незаполненным полем «Тема» очень часто воспринимается почтовыми программами как спам, т. е. «нежелательная почта». Наличие заполненной темы в письме показатель грамотности и культуры адресата. В некоторых корпоративных культурах запрещено отправлять письма без темы. Как говорится, по теме встречают.
Имейте в виду, что пересылка по электронной почте неархивированных документов Word, текстовых файлов, короче, всех тех материалов, размер которых при архивации уменьшается в несколько раз, считается оскорблением адресата! Если вы не думаете о том, что письмо с неархивированными вложениями адресат будет вынужден загружать во много раз дольше, чем с архивированными, а значит, потратит на это куда больше своих времени и денег, то не ждите, что он подумает об ответе и вообще будет вас уважать. А отправка в неархивированном виде картинок в формате BMP вообще выглядит как плевок адресату в лицо.
Потрудитесь поместить их в архив, даже если сами файлы небольшие. Это требование связано с тем, что опасные интернет-вирусы распространяются в виде исполняемых файлов во вложении к письмам, и большинство пользователей обычно удаляют файлы с подобными вложениями, даже не читая их. Если вы пишете незнакомому человеку и присоединяете к письму исполняемый файл, то адресат вполне может подумать, что вы прислали ему вирус, — со всеми вытекающими отсюда последствиями.
Воспринимайте письмо, требующее ответа, как отложенный телефонный разговор: в ближайшие три-четыре дня, максимум в течение недели, необходимо послать ответное сообщение. Если вы не успеваете подготовить ответ за такой срок, сообщите об этом в кратком письме. Помните, что ничего не вызывает такой неприязни к человеку, как намеренное игнорирование им направленных ему писем, во многих случаях это приравнивается к оскорблению отправителя письма. Если вы не желаете с кем-то общаться, отправьте ему краткое сообщение с отказом, но не игнорируйте его письмо, если оно требовало ответа.
Отправка крупных файлов, пусть даже и архивированных, без предварительного согласования считается дурным тоном.
Не забывайте представляться, помещать в письмо свою подпись (желательно, с адресом e-mail). Оформляйте свои письма красиво — средства составления HTML-письма это допускают: пусть вашему адресату будет приятно читать ваши послания.
Отправитель уже вполне мог забыть, о чем он вам писал, а цитаты ему об этом напомнят. Однако цитировать следует лишь непосредственно те фрагменты письма, на которые вы отвечаете, — помещать в свой ответ целиком допустимо лишь небольшое исходное письмо. Кроме того, цитаты из исходного письма следует каким-нибудь образом выделять в тексте ответа — например, курсивом или символами «>» по левому краю строк цитаты.
В противном случае есть риск того, что получатель не сможет прочесть ваше письмо из-за отсутствия на его компьютере русских шрифтов. В крайнем случае можете набрать текст письма в графическом редакторе MS Paint, а полученную картинку заархивировать и отправить — в этом случае читаемость письма гарантирована.
То есть присоединяемые файлы должны удовлетворять старым добрым стандартам MS-DOS, по традиции называющимся «8+3». Почему? А мало ли какой почтовый клиент установлен у адресата. Может, он работает в MS-DOS (почтовые клиенты есть и для этой операционной системы), тогда сохранить на диске файл с длинным и тем более русским именем ему будет непросто. Да и в нерусифи-цированной версии Windows работать с русскими именами файлов не очень просто.